Zbiór danych osobowych to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów. Zbiór danych osobowych może być prowadzony zarówno w sposób tradycyjny - papierowy, jak i za pomocą systemu informatycznego. Należy jednak pamiętać, że ze zbiorem danych osobowych mamy do czynienia już w momencie gdy powyższe kryteria dotyczą danych jednej osoby – tak więc obowiązek rejestracyjny powstaje nawet wtedy, kiedy przedsiębiorca przetwarza wyłącznie dane jednego kontrahenta.